Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

SmartWMS ("wij", "ons") beheert het SmartWMS-magazijnbeheerplatform op smartwms.one. Wij zetten ons in voor de bescherming van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Geregistreerd adres: Europese Unie

E-mail: privacy@smartwms.one

2. Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functietitel

• Magazijnoperatiegegevens: voorraadmutaties, orderverwerking, voorraadniveaus

• IoT-telemetrie: apparaatmetingen, sensorgegevens, omgevingsmetingen

• Kwaliteitscontroleregistraties: inspectieresultaten, defectrapporten, blokkaderegistraties

• Personeelsbeheergegevens: dienstplanningen, prestatiemetingen van medewerkers

• Route- en leveringsgegevens: leveringsadressen, routeoptimalisatiegegevens

• Traceerb van partijen: batchnummers, herkomstgegevens, vervaldatums

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, toegangslogboeken

• Betalingsgegevens: veilig verwerkt via externe betalingsproviders (Stripe)

3. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden (AVG Artikel 6):

• Uitvoering van de overeenkomst: verwerking die noodzakelijk is om de SmartWMS-dienst te leveren waarop u bent geabonneerd

• Gerechtvaardigd belang: analyses, beveiligingsmonitoring, serviceverbetering

• Wettelijke verplichting: belastingadministratie, auditlogboeken, naleving van regelgeving

• Toestemming: marketingcommunicatie, optionele analytische cookies

4. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om:

• De SmartWMS-magazijnbeheerdienst te leveren en te onderhouden

• Orders, voorraadmutaties en magazijnoperaties te verwerken

• Analyses, rapporten en business intelligence te genereren

• Technische ondersteuning te bieden en met u te communiceren

• De beveiliging van het platform te waarborgen en fraude te voorkomen

• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen

• Marketingcommunicatie te verzenden (alleen met uw toestemming)

5. Gegevens delen

Wij kunnen uw gegevens delen met:

• Cloudinfrastructuurproviders (hosting binnen de EU)

• Betalingsverwerkers (Stripe) voor facturering

• Analysediensten (in geanonimiseerde vorm)

• Rechtshandhaving (wanneer wettelijk vereist)

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Alle subverwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten die AVG-naleving garanderen.

6. Gegevensbeveiliging

Wij implementeren robuuste technische en organisatorische maatregelen:

• TLS/SSL-versleuteling voor alle gegevens in transit

• Versleuteling in rust voor gevoelige gegevens

• Ondersteuning voor multifactorauthenticatie

• Rolgebaseerde toegangscontrole met tenantisolatie

• Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietesten

• Geautomatiseerde dagelijkse back-ups met 30 dagen bewaring

• Beveiligingstraining en bewustwordingsprogramma's voor medewerkers

• Sentry-foutbewaking voor snelle incidentrespons

7. Bewaring van gegevens

Wij bewaren uw gegevens voor de duur van uw actieve abonnement. Na sluiting van het account:

• Accountgegevens: binnen 90 dagen verwijderd

• Operationele gegevens: 90 dagen bewaard, daarna permanent verwijderd

• Auditlogboeken: 12 maanden bewaard voor wettelijke naleving

• Back-upkopieën: automatisch verwijderd binnen 30 dagen

• Betalingsgegevens: bewaard zoals vereist door belastingwetgeving (doorgaans 7 jaar)

8. Uw AVG-rechten

Op grond van AVG Artikelen 15-22 heeft u de volgende rechten:

• Recht van inzage (Art. 15): een kopie van uw persoonsgegevens opvragen

• Recht op rectificatie (Art. 16): onjuiste persoonsgegevens corrigeren

• Recht op gegevenswissing (Art. 17): verwijdering van uw gegevens verzoeken

• Recht op beperking (Art. 18): beperken hoe wij uw gegevens verwerken

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20): uw gegevens ontvangen in een machineleesbaar formaat

• Recht van bezwaar (Art. 21): bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via privacy@smartwms.one. Wij zullen binnen 30 dagen reageren.

9. Cookies

Wij gebruiken cookies om de dienst effectief te laten functioneren:

• Essentiële cookies: vereist voor authenticatie en kernfunctionaliteit

• Functionele cookies: onthouden uw voorkeuren (taal, thema)

• Analytische cookies: helpen ons het gebruik van de dienst te begrijpen (met toestemming)

U kunt cookievoorkeuren beheren via uw browserinstellingen of onze cookie-instellingenpagina.

10. Internationale gegevensoverdrachten

Uw gegevens worden voornamelijk opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie. Indien een gegevensoverdracht buiten de EU noodzakelijk is, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, waaronder Standaard Contractbepalingen (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie.

11. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van wezenlijke wijzigingen via e-mail of via een melding in de dienst. Uw voortgezet gebruik van SmartWMS na wijzigingen vormt aanvaarding van het bijgewerkte beleid.

12. Contactgegevens

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot privacy:

E-mail: privacy@smartwms.one

Functionaris voor gegevensbescherming: dpo@smartwms.one

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

13. Uw rechten onder de AVG

14. Functionaris voor gegevensbescherming

Voor privacyvragen, verzoeken om gegevenstoegang of om uw AVG-rechten uit te oefenen: