O processo de cumprimento de encomendas é onde o seu armazém entrega valor aos clientes. Cada etapa, desde a receção da encomenda até à entrega do pacote a um transportador, deve ser executada com precisão e eficiência. O SmartWMS fornece um fluxo de trabalho estruturado que guia a sua equipa através de cada fase, mantendo total rastreabilidade e minimizando erros.
O Ciclo de Vida Completo da Encomenda
No SmartWMS, cada encomenda passa por um conjunto definido de etapas. Compreender este ciclo de vida é essencial para otimizar a sua produtividade e identificar estrangulamentos:
- Importação de Encomendas – As encomendas entram no sistema via entrada manual, upload CSV ou integração API
- Validação – O SmartWMS verifica a disponibilidade de inventário e assinala problemas
- Planeamento de Ondas – As encomendas são agrupadas em ondas para processamento eficiente
- Atribuição de Separação – Tarefas de separação são geradas e atribuídas aos operadores
- Separação – Os operadores recolhem artigos das localizações de armazenamento
- Embalagem – Os artigos são verificados, embalados e etiquetados
- Expedição – Etiquetas de transporte são geradas e os pacotes são despachados
Entrada: Receção e Arrumação
Antes de poder cumprir encomendas de saída, é necessário receber inventário no armazém. O processo de entrada no SmartWMS segue dois passos fundamentais:
Receção
Quando uma remessa chega à sua doca, crie ou abra a encomenda de compra correspondente no SmartWMS. Os operadores digitalizam cada artigo à medida que sai do camião, e o sistema compara as quantidades recebidas com as quantidades esperadas. Quaisquer discrepâncias, como remessas incompletas, excessos ou mercadorias danificadas, são assinaladas imediatamente.
Para fornecedores que utilizam códigos de barras GS1-128, o SmartWMS pode extrair automaticamente números de lote, datas de validade e números de série a partir da leitura, eliminando completamente a introdução manual de dados.
Arrumação
Assim que os artigos são recebidos, o SmartWMS gera tarefas de arrumação que direcionam os operadores para a localização de armazenamento ideal. O sistema considera fatores como:
- Velocidade do produto (artigos de alta rotação vão para localizações facilmente acessíveis)
- Dimensões e peso do produto (artigos pesados ficam ao nível do chão)
- Restrições de zona (materiais perigosos vão para áreas designadas)
- Capacidade disponível do compartimento
Os operadores seguem as indicações no ecrã, digitalizam o compartimento de destino para confirmar a colocação, e o registo de inventário é atualizado em tempo real.
Saída: Separar, Embalar e Expedir
Planeamento de Ondas e Agrupamento de Encomendas
Processar encomendas uma de cada vez é ineficiente. O SmartWMS permite agrupar encomendas em ondas com base em critérios como transportador, prioridade de envio, região de destino ou tipo de produto. O planeamento de ondas consolida tarefas de separação para que um operador possa cumprir múltiplas encomendas numa única passagem pelo armazém.
Por exemplo, se tiver 30 encomendas que necessitam de artigos da mesma zona, o SmartWMS cria uma lista de separação em lote que encaminha o operador por essa zona uma única vez, em vez de o enviar de um lado para o outro 30 vezes.
Estratégias de Separação
O SmartWMS suporta várias estratégias de separação para corresponder a diferentes necessidades operacionais:
- Separação Discreta – Um operador separa uma encomenda de cada vez, do início ao fim. Simples e fácil de treinar, ideal para operações de baixo volume.
- Separação em Lote – Um operador separa artigos para múltiplas encomendas simultaneamente, ordenando-os durante ou após a separação. Ideal para operações com muitas encomendas pequenas.
- Separação por Zona – Cada operador é atribuído a uma zona específica e separa apenas os artigos nessa zona. Encomendas com artigos em múltiplas zonas são consolidadas a jusante.
- Separação por Onda – Uma combinação de separação em lote e por zona, onde as encomendas são agrupadas em ondas e distribuídas por zonas e operadores.
O sistema gera caminhos de separação otimizados que minimizam a distância percorrida dentro de cada estratégia. Os operadores veem instruções claras no seu ecrã ou dispositivo móvel: qual artigo separar, para onde ir e quantas unidades recolher.
Verificação de Separação
Em cada localização de separação, os operadores digitalizam o código de barras da localização e o código de barras do produto para confirmar que estão a separar o artigo correto do local correto. Este processo de dupla verificação deteta erros antes de chegarem ao cliente. Se um operador digitalizar o artigo ou localização errada, o SmartWMS apresenta um aviso imediato.
Embalagem e Controlo de Qualidade
Após a separação, os artigos seguem para a estação de embalagem. Aqui, os operadores verificam o conteúdo de cada encomenda contra a guia de remessa. O SmartWMS apresenta os artigos e quantidades esperados, e o operador digitaliza cada artigo à medida que é colocado na caixa.
O fluxo de trabalho da estação de embalagem também trata de:
- Seleção do tamanho da caixa e recomendações de embalagem
- Inserção de materiais promocionais ou documentação
- Verificação de peso para detetar artigos em falta
- Captura fotográfica para encomendas de alto valor (opcional)
Expedição e Integração com Transportadores
O SmartWMS integra-se com os principais transportadores e APIs de etiquetas. Assim que uma encomenda é embalada, o sistema pode automaticamente:
- Selecionar o transportador ideal com base em custo, velocidade e destino
- Gerar etiquetas de expedição e números de rastreamento
- Atualizar o estado da encomenda e notificar o cliente
- Criar documentação aduaneira para envios internacionais
As etiquetas de expedição são impressas diretamente na estação de embalagem, e o número de rastreamento é sincronizado de volta ao sistema de origem (plataforma de e-commerce, ERP ou marketplace).
Gestão de Exceções
Nem todas as encomendas fluem sem problemas. O SmartWMS fornece gestão estruturada de exceções para cenários comuns:
- Separações Incompletas – Quando o sistema direciona um operador para uma localização com stock insuficiente, este pode reportar uma separação incompleta, o que aciona uma recontagem e realoca a encomenda para uma localização alternativa, se disponível.
- Encomendas em Espera – Artigos esgotados podem ser colocados em estado de espera, com cumprimento automático quando novo stock é recebido.
- Devoluções – Artigos devolvidos entram num fluxo de receção separado onde são inspecionados, classificados e recolocados em stock ou eliminados.
- Cancelamentos – As encomendas podem ser canceladas em qualquer fase antes da expedição, com libertação automática de inventário.
Medição do Desempenho de Cumprimento
O SmartWMS acompanha métricas-chave ao longo de todo o ciclo de vida da encomenda:
- Tempo de Ciclo da Encomenda – Tempo desde a receção da encomenda até à expedição
- Precisão de Separação – Percentagem de separações concluídas sem erros
- Linhas por Hora – Medição da produtividade do operador
- Taxa de Expedição Atempada – Percentagem de encomendas expedidas até à data prometida
- Taxa de Encomenda Perfeita – Percentagem de encomendas entregues completas, a tempo, sem danos e com documentação correta
O objetivo de qualquer operação de cumprimento não é apenas a velocidade, mas a consistência. O SmartWMS fornece a estrutura e a visibilidade de que necessita para entregar o produto certo, ao cliente certo, no momento certo, todas as vezes.